Meine These
Die Messe ist vorbei. Die Füße tun weh, die Stimme ist heiser, und in der Sakkotasche steckt ein ordentlicher Packen Visitenkarten. Zuhause kommt ein Gummiband drum, der Stapel wandert in die Lade. „Mach ich am Montag.“
Ich kenne das. Und ich behaupte: Genau an diesem Punkt geht der Großteil dessen verloren, wofür du einen ganzen Tag investiert hast.
Denn was wolltest du eigentlich? Gespräche in Aufträge verwandeln. Was du stattdessen hast, ist Papier. Eine Visitenkarte ist ein Versprechen, keine Beziehung. Sie weiß nicht, worüber ihr geredet habt. Sie weiß nicht, ob du dich nächste Woche melden wolltest oder erst im Frühjahr. Und sie weiß schon gar nicht, ob die Person ein ernsthafter Interessent war oder nur wegen der Gratis-Kugelschreiber am Stand stehen geblieben ist.
Dazu kommt das Abtippen. Pro Karte zwei, drei Minuten - Name, Firma, Telefon, E-Mail, vielleicht noch eine Notiz. Bei 40 Karten sind das fast zwei Stunden reine Datenerfassung. Niemand macht das freiwillig am Montag nach der Messe, wenn das Postfach überquillt.
So machst du’s in Klientix:
Karte fotografieren statt abtippen: Mit dem Visitenkarten-Scanner landen die Kontaktdaten direkt in Klientix. Das Foto verlässt dein Handy nie.
Als Interessent anlegen: Jeder Messekontakt bekommt einen Lead-Status - du siehst auf einen Blick, wer heiß ist und wer lauwarm.
Nächsten Schritt gleich festlegen: Aufgabe oder Termin zum Kontakt setzen, solange du noch weißt, was besprochen wurde.
Per Klick zum Kunden: Wird aus dem Gespräch ein Auftrag, wandelst du den Interessenten mit einem Klick in einen Kunden um.
Eine Messe, 43 Karten
Nehmen wir Andrea, selbstständige Grafikdesignerin. Sie stellt sich einen Tag auf eine regionale Unternehmermesse und kommt mit 43 Visitenkarten nach Hause. Bei acht davon war es ein echtes Gespräch: konkrete Projekte, konkreter Bedarf, „melden Sie sich doch nächste Woche“.
Drei Wochen später hat Andrea zwei davon angerufen. Einer hat inzwischen eine andere Agentur beauftragt. Der andere fragt freundlich, von welcher Messe sie nochmal war.
Die restlichen sechs? Liegen unter dem Gummiband.
Was das im Alltag kostet
Rechnen wir ehrlich: Eintritt oder Standgebühr, Anfahrt, ein voller Arbeitstag, an dem du nichts verrechnest. Wenn du dann von acht guten Gesprächen nur zwei nachfasst, hast du drei Viertel deiner Investition weggeworfen. Nicht, weil die Leute kein Interesse hatten. Sondern weil du dich nicht gemeldet hast.
Und das Zeitfenster ist kurz. Nach ein paar Tagen bist du für dein Gegenüber noch „die nette Designerin vom Stand links“. Nach drei Wochen bist du eine Karte in seiner Lade.
Warum die Karten in der Lade landen
Die naheliegende Erklärung wäre: zu wenig Disziplin. Ich glaube, das stimmt nicht.
Selbstständige scheitern beim Nachfassen nicht an der Motivation, sondern am Medienbruch. Zwischen dem Gespräch auf der Messe und dem Eintrag im Kalender liegt ein Berg Abtipparbeit. Und jede Hürde zwischen „gutes Gespräch“ und „nächster Schritt“ ist eine Stelle, an der Kontakte verloren gehen.
Ein Vertriebs-Funnel heißt so, weil etwas durchfließen soll. Ein Gummiband macht das Gegenteil: Es hält zusammen, was eigentlich weiterwandern müsste. Je schneller eine Karte vom Papier zu einem Kontakt mit Status und Aufgabe wird, desto weniger hängt vom guten Vorsatz am Montag ab.
„Aber …“ - der häufigste Einwand
„Ich kann die Karten doch auch einfach ins Handy tippen. Oder in eine Excel-Liste.“
Kannst du. Das Problem ist nur nicht, wo die Daten landen, sondern was danach passiert. Ein Kontakt im Handy hat keinen Status. Eine Excel-Zeile erinnert dich nicht daran, dass du Herrn Huber am Donnerstag anrufen wolltest. Du hast die Karte dann digital - aber das Gummiband ist immer noch drum, es ist nur unsichtbar geworden.
Der Unterschied liegt nicht im Abtippen, sondern im nächsten Schritt, der direkt am Kontakt hängt.
Last but not least: Ein Gummiband ist ein hervorragendes Werkzeug - für Einmachgläser. Vertrieb fängt dort an, wo du es abnimmst.
Häufige Fragen
Was mache ich am besten mit Visitenkarten nach einer Messe?
Erfasse sie so schnell wie möglich digital - idealerweise noch am selben oder am nächsten Tag. Notier dir zu jedem Kontakt, worüber ihr gesprochen habt, und leg sofort den nächsten Schritt fest. Eine Karte ohne Notiz und ohne Termin ist nach zwei Wochen wertlos.
Wie schnell sollte ich nach einer Messe nachfassen?
Innerhalb weniger Tage, solange das Gespräch bei beiden noch frisch ist. Je länger du wartest, desto mehr musst du erklären, wer du bist – und desto wahrscheinlicher hat dein Gegenüber schon mit jemand anderem gesprochen.
Darf ich Messekontakte einfach per E-Mail anschreiben?
Ein persönliches Nachfassen zum besprochenen Thema ist im B2B-Bereich in der Regel unproblematisch, wenn dir die Karte übergeben wurde. Für Newsletter oder regelmäßige Werbemails brauchst du aber eine ausdrückliche Einwilligung.
Kann ich Visitenkarten direkt in Klientix scannen?
Ja, mit dem Visitenkarten-Scanner fotografierst du die Karte und die Kontaktdaten werden übernommen. Den Kontakt legst du dann als Interessenten mit Lead-Status an und setzt gleich eine Aufgabe zum Nachfassen.
Ich habe meine Messekontakte schon in einer Excel-Liste - was jetzt?
Die kannst du per CSV- oder Excel-Import in Klientix übernehmen. Vor dem Import wird auf Fehler geprüft, und Duplikate werden über die E-Mail-Adresse erkannt – damit Herr Huber nicht dreimal in deiner Kundenliste steht.
