Datenschutzerklärung
§ 1 Verantwortlicher
Diese Datenschutzerklärung informiert Sie gemäß Art. 13 und 14 DSGVO darüber, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, wenn Sie unsere Website besuchen und das CRM-Produkt „Klientix" nutzen.
Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
- Web-Innovatix e.U., Kleiststraße 9, 4614 Marchtrenk, Österreich
- Vertreten durch: Denis Stupac
- Firmenbuchnummer: 639377k, Firmenbuchgericht: Landesgericht Wels
- E-Mail: office@web-innovatix.at · Tel: +43 (0) 680 160 2236
§ 2 Datenschutzbeauftragter
Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten bestellt. Eine Bestellpflicht nach Art. 37 DSGVO besteht für unser Unternehmen nach derzeitiger Einschätzung nicht, da unsere Kerntätigkeit weder in einer umfangreichen regelmäßigen und systematischen Überwachung noch in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Datenkategorien besteht. Für alle Datenschutz-Anliegen erreichen Sie uns unter office@web-innovatix.at.
§ 3 Unsere Rolle: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter
Bei Klientix nehmen wir zwei datenschutzrechtliche Rollen ein:
- Verantwortlicher sind wir für die Daten, die wir zur Bereitstellung, Abrechnung und Verwaltung Ihres Kundenkontos selbst verarbeiten (z. B. Ihre Stammdaten, Rechnungs- und Nutzungsdaten).
- Auftragsverarbeiter sind wir für jene personenbezogenen Daten, die Sie als Kunde (Verantwortlicher) eigenverantwortlich in Klientix einpflegen und verwalten – etwa Daten Ihrer eigenen Kunden und Kontakte. Diese verarbeiten wir ausschließlich nach Ihren Weisungen auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV).
Für die im Rahmen der Auftragsverarbeitung verarbeiteten Daten sind Sie selbst als Verantwortlicher und müssen die betroffenen Personen eigenständig informieren. Die folgenden Abschnitte beschreiben primär die Verarbeitungen, für die wir Verantwortlicher sind.
§ 4 Verarbeitete Datenkategorien
Im Rahmen der Nutzung von Klientix verarbeiten wir insbesondere folgende Daten:
- Stamm- und Kontaktdaten: Name, Firmenname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer.
- Rechnungs- und Zahlungsdaten: Rechnungsadresse, UID-Nummer, Leistungs- und Zahlungsverlauf. Die Zahlungsabwicklung erfolgt über unseren Dienstleister Stripe.
- Vertrags- und Nutzungsdaten: gebuchter Tarif, Login-Daten, Zeitstempel, IP-Adresse, technische Protokoll- und Geräteinformationen.
- Integrationsdaten (optional, nur bei Aktivierung): bei Anbindung von Google- bzw. Microsoft-Konten verarbeiten wir die von Ihnen freigegebenen Kalender- und E-Mail-Daten zur Bereitstellung der jeweiligen Funktion.
- Im CRM gespeicherte Inhaltsdaten: Kunden- und Kontaktdaten, Notizen und Dokumente, die Sie als Anwender pflegen (Verarbeitung als Auftragsverarbeiter, siehe § 3).
§ 5 Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur auf einer der folgenden Rechtsgrundlagen:
| Zweck | Datenkategorien | Rechtsgrundlage (Art. 6 Abs. 1 DSGVO) |
|---|---|---|
| Bereitstellung und Betrieb von Klientix, Vertragserfüllung | Stamm-, Vertrags-, Nutzungsdaten | lit. b (Vertrag) |
| Registrierung und Kontoverwaltung | Stamm-, Login-Daten | lit. b (Vertrag) |
| Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung | Rechnungs- und Zahlungsdaten | lit. b (Vertrag), lit. c (gesetzliche Aufbewahrung) |
| Aktivierung von Google-/Microsoft-Integrationen | Kalender-, E-Mail-Daten | lit. a (Einwilligung) bzw. lit. b |
| Sicherheit, Missbrauchsabwehr, Protokollierung | Nutzungs-, Protokolldaten | lit. f (berechtigtes Interesse) |
| Bearbeitung von Anfragen und Support | Kontakt-, Vertragsdaten | lit. b, lit. f |
| Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Pflichten | Rechnungsdaten | lit. c (BAO, UGB) |
Soweit wir uns auf ein berechtigtes Interesse (lit. f) stützen, ist dieses der sichere, stabile und missbrauchfreie Betrieb unseres Dienstes. Eine erteilte Einwilligung (lit. a) können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
§ 6 Empfänger und Auftragsverarbeiter
Zur Erbringung unserer Leistungen setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen wir Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen haben.
Eine Übermittlung an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist, der Vertragserfüllung dient oder Sie eingewilligt haben. Eine aktuelle Liste unserer Unterauftragsverarbeiter können Sie auf unserer Webseite einsehen: klientix.at/unterauftragsverarbeiter.
§ 7 Datenübermittlung in Drittländer
Durch den Einsatz von Google, Microsoft und Stripe kann es zu einer Verarbeitung personenbezogener Daten in den USA bzw. einem Zugriff aus den USA kommen. Solche Übermittlungen stützen wir auf:
- den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (DPF), soweit der jeweilige Empfänger zertifiziert ist (Art. 45 DSGVO), und
- ergänzend die Standardvertragsklauseln (SCC) der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) samt geeigneter zusätzlicher Schutzmaßnahmen (z. B. Verschlüsselung).
Sie haben das Recht, eine Kopie der geeigneten Garantien zu erhalten. Hinweise auf die mit Drittlandübermittlungen verbundenen Risiken können Sie unserer internen Transfer-Folgenabschätzung entnehmen, die wir Ihnen auf Anfrage in den Grundzügen erläutern.
§ 8 Nutzung von Google-Nutzerdaten (Google API Services User Data Policy)
Wenn Sie Ihr Google-Konto freiwillig mit Klientix verbinden, gilt für den Umgang mit den dabei zugänglichen Google-Nutzerdaten ergänzend Folgendes. Die Nutzung dieser Daten durch Klientix entspricht der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen.
Zugriff (welche Daten): Klientix greift auf Grundlage der von Ihnen erteilten Berechtigungen auf folgende Daten zu:
- grundlegende Profilangaben (Name, E-Mail-Adresse, Profilbild) zur Anzeige des verbundenen Kontos.
- die Liste Ihrer Google-Kalender (.../auth/calendar), damit Sie einen Zielkalender auswählen können. Termine dieser Kalender (Titel, Zeit, Ort, Teilnehmer, Beschreibung) zur Anzeige und beidseitigen Synchronisation.
- das Recht, in Ihrem Namen E-Mails über Ihre Gmail-Adresse zu versenden (.../auth/gmail.send). Klientix liest Ihr Gmail-Postfach nicht und greift auf keine weiteren Google-Daten zu.
Verwendung: Diese Daten werden ausschließlich verwendet, um Ihnen die nutzerseitigen Funktionen von Klientix bereitzustellen: Anzeige und Zwei-Wege-Synchronisation von Terminen zwischen Klientix und Google Kalender sowie Versand von E-Mails an Ihre Kontakte aus der Anwendung heraus.
Weitergabe: Ihre Google-Nutzerdaten werden nicht verkauft und nicht an Datenhändler, Werbetreibende oder sonstige Dritte zu anderen als den vorgenannten Zwecken übermittelt. Eine Verarbeitung erfolgt allein durch unsere Infrastruktur-Dienstleister als Auftragsverarbeiter (siehe § 6).
Schutz: Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über HTTPS. OAuth-Zugriffs- und Refresh-Token werden geschützt gespeichert und nicht im Klartext an Dritte weitergegeben.
Aufbewahrung und Löschung: Zwischengespeicherte Kalenderdaten werden nur kurzzeitig vorgehalten (technischer Cache) und bei jeder Änderung sowie spätestens bei Kontolöschung entfernt. Ihre OAuth-Token löschen wir sofort, sobald Sie die Verbindung in den Einstellungen trennen, automatisch nach 30 Tagen ohne Nutzung sowie bei Löschung Ihres Kontos. Den Zugriff können Sie jederzeit auch unter https://myaccount.google.com/permissions widerrufen.
Keine Nutzung für KI/Werbung: Google-Nutzerdaten werden nicht für Werbung, nicht zur Profilbildung und nicht zum Training von KI-/ML-Modellen verwendet.
§ 9 Nutzung von Microsoft-Nutzerdaten (Microsoft Graph)
Wenn Sie Ihr Microsoft-Konto (Outlook/Microsoft 365) freiwillig mit Klientix verbinden, gilt für den Umgang mit den über Microsoft Graph zugänglichen Daten Folgendes.
Zugriff (welche Daten): Klientix greift auf Grundlage der von Ihnen erteilten Berechtigungen zu auf:
- grundlegende Profilangaben (Name, E-Mail-Adresse, Profilbild) zur Anzeige des verbundenen Kontos.
- ihre Kalender und deren Termine (Titel, Zeit, Ort, Teilnehmer, Beschreibung) zur Anzeige und beidseitigen Synchronisation (Calendars.ReadWrite).
- das Recht, in Ihrem Namen E-Mails über Ihr Microsoft-Konto zu versenden (Mail.Send). Klientix liest Ihr Outlook-Postfach nicht und greift auf keine weiteren Microsoft-Daten zu.
- die Aufrechterhaltung der Verbindung (offline_access), damit Sie sich nicht bei jeder Synchronisation neu anmelden müssen.
Verwendung: Diese Daten werden ausschließlich verwendet, um Ihnen die nutzerseitigen Funktionen von Klientix bereitzustellen: Anzeige und Zwei-Wege-Synchronisation von Terminen zwischen Klientix und Ihrem Microsoft-Kalender sowie Versand von E-Mails an Ihre Kontakte aus der Anwendung heraus.
Weitergabe: Ihre Microsoft-Nutzerdaten werden nicht verkauft und nicht an Datenhändler, Werbetreibende oder sonstige Dritte zu anderen als den vorgenannten Zwecken übermittelt. Eine Verarbeitung erfolgt allein durch unsere Infrastruktur-Dienstleister als Auftragsverarbeiter (siehe § 6).
Schutz: Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über HTTPS. OAuth-Zugriffs- und Refresh-Token werden geschützt gespeichert und nicht im Klartext an Dritte weitergegeben.
Aufbewahrung und Löschung: Zwischengespeicherte Kalenderdaten werden nur kurzzeitig vorgehalten (technischer Cache) und bei jeder Änderung sowie spätestens bei Kontolöschung entfernt. Ihre OAuth-Token löschen wir sofort beim Trennen der Verbindung, automatisch nach 30 Tagen ohne Nutzung sowie bei Löschung Ihres Kontos. Den Zugriff können Sie jederzeit auch unter https://microsoft.com/consent widerrufen.
Keine Nutzung für KI/Werbung: Microsoft-Nutzerdaten werden nicht für Werbung, nicht zur Profilbildung und nicht zum Training von KI-/ML-Modellen verwendet.
§ 10 Speicherdauer
- Stamm- und Vertragsdaten: für die Dauer des Vertragsverhältnisses.
- Rechnungsrelevante Daten: 7 Jahre gemäß § 132 BAO bzw. § 212 UGB.
- Protokoll- und Sicherheitsdaten: in der Regel maximal 360 Tage, sofern keine längere Aufbewahrung zur Aufklärung von Vorfällen erforderlich ist.
- Integrationsdaten bis zum Widerruf der Einwilligung bzw. zur Deaktivierung der Integration.
- Im CRM gespeicherte Inhaltsdaten: gemäß Auftragsverarbeitungsvertrag. Nach Vertragsende werden sie gelöscht oder zurückgegeben.
§ 11 Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
- Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden", Art. 17 DSGVO)
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die oben genannte Kontaktadresse.
§ 12 Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Unbeschadet anderer Rechtsbehelfe haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Zuständig in Österreich ist die Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at.
§ 13 Pflicht zur Bereitstellung
Die Bereitstellung der für den Vertrag erforderlichen Daten ist notwendig, um Klientix nutzen zu können. Ohne diese Daten können wir den Vertrag nicht erfüllen. Die Nutzung optionaler Integrationen ist freiwillig.
§ 14 Automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
§ 15 Datensicherheit
Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (z. B. Verschlüsselung sensibler Felder und Tokens, Zugriffskontrollen, Berechtigungskonzepte, Protokollierung), um Ihre Daten zu schützen. Die Maßnahmen werden regelmäßig überprüft und an den Stand der Technik angepasst.
§ 16 Cookies
In unserer Software https://klientix.at setzen wir technisch notwendige Cookies ein, die für den Betrieb erforderlich sind (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. § 165 Abs. 3 TKG 2021). Diese Warteliste-Website selbst setzt keine Analyse- oder Marketing-Cookies.
§ 17 Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage oder unsere Verarbeitungen ändern. Es gilt jeweils die auf https://klientix.at/datenschutz veröffentlichte aktuelle Fassung.
Stand: Juli 2026 | Web-Innovatix e.U.