Kundenverwaltung mit Excel: 7 Probleme, die irgendwann jeden treffen

Excel ist genial.

Schnell eine Liste angelegt, ein paar Spalten für Name, E-Mail und Telefonnummer ergänzt - fertig ist die Kundenverwaltung.

Zumindest am Anfang.

Viele Selbstständige und kleine Unternehmen starten genau so. Und ehrlich gesagt: Dagegen spricht auch erstmal nichts. Wenn du zehn Kunden hast, funktioniert eine Excel-Tabelle wunderbar.

Aber dann werden es 20 Kunden. 50. 100.

Plötzlich gibt es mehrere Tabellen, unterschiedliche Versionen, Notizen in E-Mails und Termine irgendwo im Kalender. Und irgendwann kommt die Frage:

„Wo habe ich das nochmal eingetragen?“

Genau hier beginnt Excel bei der Kundenverwaltung langsam zum Problem zu werden.

1. Deine Kundendaten liegen irgendwann überall

Eine Excel-Datei kann wunderbar Kundendaten speichern.

Aber was passiert mit den Informationen, die nicht in eine Tabelle passen?

Ein Gespräch mit einem Kunden steht vielleicht in einer E-Mail. Die nächste Aufgabe steht auf einem Zettel. Der Termin befindet sich im Google- oder Outlook-Kalender und wichtige Unterlagen liegen in einem Ordner auf dem Computer.

Damit hast du zwar alle Informationen - aber nicht an einem Ort.

Und genau das kostet Zeit.

Eine moderne Kundenverwaltung verbindet Kundendaten, Notizen, Termine, Aufgaben und Dokumente miteinander. So kannst du beispielsweise direkt beim Kunden sehen, was bereits passiert ist und was als Nächstes ansteht.

2. Die berühmte Datei

Wer kennt sie nicht?

• Kunden.xlsx

• Kunden_neu.xlsx

• Kunden_neu_final.xlsx

• Kunden_neu_final_NEU.xlsx

Je mehr Personen mit einer Datei arbeiten oder je öfter Daten kopiert werden, desto größer wird die Gefahr, dass unterschiedliche Versionen entstehen.

Dann bearbeitet jemand eine alte Datei, während eine andere Person bereits eine neue Version verwendet.

Das Problem ist nicht Excel selbst.

Das Problem ist, dass eine klassische Excel-Datei nicht dafür entwickelt wurde, eine zentrale Kundenplattform für dein Unternehmen zu sein.

3. Kundendaten und Aufgaben sind voneinander getrennt

Eine Excel-Tabelle kann dir sagen, wer dein Kunde ist.

Sie sagt dir aber nicht automatisch, was du als Nächstes für diesen Kunden erledigen musst.

Angebot nachfassen, Kunden zurückrufen, Unterlagen vorbereiten, Termin vereinbaren, odgl.

Solche Aufgaben landen deshalb schnell auf Post-it-Zetteln, in Handy-Erinnerungen oder im Kopf.

Und genau dort gehen sie gerne verloren.

Eine Kundenverwaltung sollte deshalb nicht nur Kontaktdaten speichern, sondern auch den nächsten Schritt abbilden.

4. Interessenten verschwinden zwischen deinen Kunden

Nicht jede Anfrage wird sofort zum Auftrag.

Vielleicht hast du heute ein Erstgespräch mit einem Interessenten, nächste Woche schickst du ein Angebot und zwei Wochen später möchtest du nachfassen.

In einer einfachen Excel-Liste landet dieser Kontakt schnell irgendwo zwischen deinen bestehenden Kunden.

Dabei sind Interessenten eigentlich genauso wichtig wie deine bestehenden Kunden.

Eine strukturierte Kundenverwaltung kann Interessenten deshalb getrennt verwalten und ihren Status abbilden - beispielsweise als Lead, im Pre-Sale oder in der Verhandlung.

5. Die Suche wird mit jedem Kunden schwieriger

Bei 15 Kunden ist eine Excel-Tabelle übersichtlich.

Bei 500 Datensätzen sieht die Sache schon anders aus.

Du suchst einen bestimmten Kunden, weißt aber nur noch den Firmennamen, eine E-Mail-Adresse oder vielleicht die Telefonnummer.

Natürlich kann Excel suchen.

Aber eine echte Kundenverwaltung geht einen Schritt weiter: Kundendaten, Termine, Notizen und weitere Informationen gehören zusammen und können gemeinsam durchsucht werden.

6. Datenschutz, Backups und Datenkontrolle werden komplizierter

Kundendaten sind keine beliebigen Daten.

Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Gesprächsnotizen oder Dokumente können sensible Informationen enthalten. Deshalb solltest du dir auch Gedanken darüber machen, wo diese Daten liegen, wer Zugriff darauf hat und wie du sie sicherst.

Eine Excel-Datei auf dem Desktop ist schnell erstellt.

Aber:

• Wann wurde sie zuletzt gesichert?

• Wer hat Zugriff darauf?

• Was passiert, wenn dein Computer kaputtgeht?

• Wie kannst du einem Kunden seine gespeicherten Daten strukturiert zur Verfügung stellen?

Bei einer professionellen Kundenverwaltung gehören solche Fragen von Anfang an zum Konzept.

7. Excel wächst - aber deine Arbeitsweise nicht automatisch mit

Das größte Problem kommt oft schleichend.

Am Anfang funktioniert Excel perfekt.

Dann kommen weitere Kunden. Dann Interessenten. Dann Termine. Dann Aufgaben. Dann Dokumente. Dann mehrere Mitarbeiter.

Und plötzlich besteht deine „Kundenverwaltung“ aus fünf verschiedenen Tools, drei Excel-Dateien und einem Notizblock.

Du hast nicht zu wenig Informationen. Du hast zu viele Informationen an zu vielen Stellen.

Genau an diesem Punkt lohnt es sich, über eine richtige Kundenverwaltung oder ein CRM nachzudenken.

Excel ist nicht schlecht - aber vielleicht nicht mehr das richtige Werkzeug

Das Ziel sollte auch nicht sein, Excel komplett aus deinem Arbeitsalltag zu verbannen.

Im Gegenteil: Für Auswertungen, Listen oder den Import und Export von Daten ist Excel weiterhin unglaublich praktisch.

Das Problem entsteht dann, wenn Excel gleichzeitig als Kundenkartei, Aufgabenliste, CRM, Terminübersicht und Dokumentenablage dienen soll.

Dann wird aus einem einfachen Werkzeug schnell ein kompliziertes System.

Was eine einfache Kundenverwaltung besser machen kann

Eine gute Kundenverwaltung sollte dir vor allem eines geben:

Überblick.

Du solltest auf einen Blick sehen können:

• Wer ist mein Kunde?

• Was wurde zuletzt besprochen?

• Welche Termine stehen an?

• Welche Aufgaben sind noch offen?

• Welche Interessenten warten auf eine Rückmeldung?

• Welche Dokumente gehören zu diesem Kunden?

Genau darauf ist Klientix ausgelegt.

Kontakte, Interessenten, Termine, Aufgaben, E-Mails und Dokumente können zentral verwaltet werden. Dazu kommen Integrationen mit Google und Microsoft sowie Import- und Exportmöglichkeiten für CSV und Excel.

Der Umstieg von Excel muss dabei nicht kompliziert sein

Vielleicht denkst du jetzt:

„Ich habe meine ganzen Kundendaten doch schon in Excel. Ich möchte nicht alles nochmal eingeben.“

Musst du auch nicht.

Bestehende Kunden- und Interessentendaten können in Klientix direkt aus CSV oder Excel (XLSX) importiert werden. Beim Import werden die Spalten zugeordnet und die Daten vor der Übernahme noch einmal geprüft.

Du kannst also dort weitermachen, wo du heute aufgehört hast.

Nur eben etwas strukturierter.

Fazit: Wann ist Excel für die Kundenverwaltung nicht mehr genug?

Wenn deine Excel-Tabelle funktioniert und du damit zufrieden bist, gibt es keinen Grund, sie nur deshalb abzuschaffen, weil es CRM-Systeme gibt.

Aber wenn du regelmäßig:

• nach Kundendaten suchen musst,

• Informationen aus mehreren Tools zusammensuchst,

• Aufgaben und Rückrufe vergisst,

• mehrere Versionen deiner Kundenliste hast,

• Interessenten nicht richtig nachverfolgst,

• oder dir Gedanken über Datensicherheit und Backups machst,

dann ist wahrscheinlich der Zeitpunkt gekommen, deine Kundenverwaltung neu zu denken.

Denn dein CRM sollte dir Arbeit abnehmen - nicht zusätzliche Arbeit machen.

Klientix wurde genau für diesen Alltag entwickelt: einfach starten, bestehende Kundendaten übernehmen und Kunden, Interessenten, Termine und Aufgaben zentral verwalten.